Inschrijven Nieuwsbrief

Schrijf nu in voor de gratis CRM in Onderwijs Nieuwsbrief. De CRM reisgids in uw inbox.

Inschrijven »


CRM in het onderwijs

Reist u mee?

In het afgelopen jaar hebben meer dan 15 ROC’s en HBO’s besloten voor de invoering van een CRM systeem. CRM in het beroepsonderwijs? Duidt dit op een vercommercialisering van het onderwijs of is er iets anders aan de hand?

Traditioneel bestaat de informatiearchitectuur bij onderwijsinstellingen uit vier componenten:

  • een studentenadministratiesysteem (wie is ingeschreven voor welke opleiding),
  • een studievolgsysteem (welke cijfers haalt een student; hoe is zijn voortgang),
  • een personeelsadministratiesysteem (vaak gekoppeld aan een salarisadministratiesysteem)
  • een financieel pakket.

Al deze systemen zijn gericht op de interne processen. Maar in het moderne onderwijs zijn ook relaties met externen van cruciaal belang. Van de zorg voor instroom van nieuwe studenten, het onderhouden van intensieve relaties met het bedrijfsleven tot en met de oud-student (de Alumnus). Naast “een leven lang leren”, is er dus de noodzak van “een leven lang relaties onderhouden”.

Voor het beheren van die externe relaties is er meestal niets. En het is dan ook niet verwonderlijk dat steeds meer instellingen voor beroepsonderwijs een CRM systeem implementeren om deze leemte op te vullen.

De reis door Onderwijsland stopt bij de volgende haltes:

1. CENTRAAL NAW EN RELATIEMANAGEMENT
In een “gemiddelde instelling” zijn er naast de centrale studentenadministratie vaak tientallen systemen en bestandjes waarin men adressen van stagebedrijven registreert. Er bestaan vaak tientallen Excel- en Accessbestandjes, waarin iedere afdeling of medewerker naar eigen inzicht contacten en afspraken met derden registreert. Deze situatie heeft tot gevolg dat iets relatief simpels als het versturen van kerstkaarten een hopeloze klus blijkt, omdat adreswijzigingen nooit éénduidig worden doorgevoerd. Er bestaat absoluut geen inzicht in de contacten die de instellingen allemaal met een bedrijf heeft. De oplossing is beschikbaar in Microsoft CRM, waarbij CRM Resultants standaard koppelingen levert met de twee meest gebruikte SA-systemen: PeopleSoft Campus Solutions (versies 7.6 en 8.9) en nOISe

2. STAGE MANAGEMENT
Het proces van stagemanagement valt onder te verdelen in vier deel processen:

  • het werven van nieuwe leerbedrijven en stageplekken (inclusief het controleren en registreren van accreditaties)
  • het koppelen van een student aan een stageplek (inclusief het proces van intake)
  • het volgen van de student op de stage
  • het onderhouden van de relatie met het leerbedrijf

3. INSTROOM MANAGEMENT EN INFORMATIEVOORZIENING
In de Onderwijs templates van CRM Resultants breiden wij Microsoft CRM, dat al uitgebreide functionaliteit ten behoeve van marketing- en campagnemanagement biedt, voor evenementen als bijvoorbeeld een open dag, uit met o.a.:

  • de mogelijkheid belangstellenden en hun opleidingsinteresses te registreren;
  • rapportage die inzicht verschaft in welke belangstellenden zich later daadwerkelijk hebben aangemeld;
  • functionaliteit voor het direct versturen van opleidingsdocumentatie vanuit Microsoft Dynamics CRM (per email of per reguliere post);
  • de mogelijkheid allerhande vragen te registreren, categoriseren en intern op te volgen;
  • bewaking van de opvolging van geregistreerde vragen/ informatieverzoeken binnen een afgesproken termijn.

4. CONTRACT ONDERWIJS
Door de toegenomen concurrentie en het afnemen van de bekostiging is het verkopen van contractonderwijs topprioriteit. Dit is echter vaak rommelig of nauwelijks georganiseerd en een goed inzicht in de omzet versus de daadwerkelijk gefactureerde kosten ontbreekt meestal al helemaal. De Onderwijs templates voor Microsoft CRM stellen u nu in staat uw contractactiviteiten te professionaliseren, te structureren en inzichtelijk en overdraagbaar te maken. Of het nu om maatwerktrainingen, duaalbekostigde trajecten of open inschrijvingstrajecten gaat.

5. 2E LIJNS BEGELEIDING
Bij veel instellingen bestaat de behoefte bepaalde studenten wat extra aandacht te geven, bijvoorbeeld omdat zij door concentratieproblemen niet goed mee kunnen komen. In Microsoft CRM wordt het proces rondom advies van de onderwijsgevende afdelingen (de 1e lijn) gemanaged naar trajecten, waarbij specialisten, al dan niet in samenwerking met externe hulpverleners, de student begeleiden.

6. ALUMNI
CRM Resultants heeft deze templates uitgebreid met een systeem voor het beheren van relaties met alumni (oud-studenten). Doordat in dit template niet alleen gebruik wordt gemaakt van Microsoft CRM, maar ook van de SharePoint portal technologie, kunnen instellingen nu Community-vorming voor alumni faciliteren.

De CRM in Onderwijs Landkaart
Al deze gebieden liggen op de CRM in Onderwijs Landkaart. Die kaart kunt u hier bekijken. Wilt u ook een exemplaar op posterformaat? Meldt u dan aan.




2008 © CRMschoolreis.nl
Website design: Connexx